Un avenir sans faim

Publié le 18.07.2017 • Mis à jour le 18.07.2017

Offre d’emploi : Assistant/e secrétariat de direction en alternance

MISSION

Au sein de la Direction de la Mobilisation Citoyenne, composée de sept services (un service animation et appui aux acteurs / six services régionaux), l’alternant(e) viendra en appui de la secrétaire de direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

En appui de la secrétaire de direction :

  • Assurer les tâches de secrétariat courantes.
  • Appuyer l’assistante de direction dans le traitement des tâches administratives et de logistique pour l’organisation de sessions.
  • Assurer le suivi, la mise à jour d’une base de données de lieux pour l’organisation de sessions ou d’évènements pouvant regrouper salarié.e.s et/ou bénévoles de l’association.
  • Gérer la BDD des bénévoles
  • La secrétaire peut aussi seconder un responsable en effectuant les tâches bureautiques ou en organisant des réunions, déplacements, salons…

Pour ce faire, il/elle devra :

  • Assurer les tâches de secrétariat courantes
  • Accueil physique et téléphonique
  • Réception et tri du courrier
  • Assurer la frappe et la mise en forme de documents (courrier, compte- rendu, lettre du club…)
  • Assurer le classement des documents
  • Assurer le suivi administratif de certains dossiers

Appuyer l’assistante de direction dans le traitement des tâches administratives et de logistique pour l’organisation de sessions :

  • Rechercher un lieu et assurer la réservation auprès du Centre d’accueil de la session
  • Concevoir une base de données en tenant compte des besoins liés à l’évènement
  • Confectionner un bulletin d’inscription et un mail d’accompagnement
  • Mettre en page le déroulement des journées
  • Assurer l’envoi de l’invitation, du bulletin d’inscription et du programme
  • Remplir la base de données à partir de la réception des inscriptions
  • Traiter les courriers, mails, et appels téléphoniques

Assurer le suivi, la mise à jour d’une base de données de lieux pour l’organisation de sessions ou d’évènements pouvant regrouper salarié.e.s et/ou bénévoles de l’association :

  • La recherche sur Internet
  • La prise de contact par téléphone ou par mails avec d’éventuels partenaires
  • La mise à jour de la base de données reprenant tous les éléments décrivant le lieu (situation, capacité d’accueil, restauration, hébergement…)
  • La mise en ligne sur l’Intranet et l’Extranet
  • La mise à jour de la base

Gérer la BDD des bénévoles :

  • Mise à jour et Extractions

Au fur et à mesure du contrat, il/elle sera appelé(e) à contribuer à d’autres tâches qui pourront l’aider à monter en compétence dans son domaine d’activité.

PROFIL/FORMATION :

  • Bac, Bac + 2 secrétariat de direction, BTS
  • Bonne expression écrite et orale
  • Disponibilité, capacité d’écoute et discrétion
  • Bon relationnel
  • Intérêt pour le travail en équipe
  • Organisation et anticipation
  • Connaissance des outils informatiques courants, pratique d’Excel, de Word, d’Internet

CONTRAT ET REMUNERATION :

Ce poste est basé à Paris, au siège de l’association (métro Châtelet). Il s’agit d’un contrat d’alternance.
Le poste est à pourvoir dès que possible.

Rémunération brute annuelle en fonction du contrat et de l’âge du/ de la candidat(e)
Statut Employé. Mutuelle. Titres repas.

Les candidatures sont à adresser dès que possible sous la référence 700 par courriel à : ccfd-696556@cvmail.com

Merci de préciser dans votre candidature toutes informations relatives aux modalités d’alternance de votre établissement.

Toute personne envoyant un dossier de candidature recevra une réponse, merci de ne pas appeler.

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